De coronacrisis heeft als gevolg dat veel organisaties overwegen om gedeeltelijk thuiswerken structureel mogelijk te maken. Dit flexibele ‘borderless’ werken biedt namelijk voordelen voor bedrijf en medewerkers. Om het allemaal optimaal te laten verlopen zijn wel wat aanpassingen nodig.

Is deze overstap ook mogelijk voor jouw organisatie? En hoe zorg je ervoor dat je medewerkers op iedere locatie gefocust werken, en ook goed kunnen overleggen met collega’s en klanten? Laat je inspireren door deze tips.

Een kant-en-klare formule voor flexibel werken bestaat jammer genoeg niet. Een organisatie kan het beste zélf een plan op maat opstellen. Stel jezelf daarbij de vraag: hoe kunnen mijn mensen het meest efficiënt werken?

Heb je bijvoorbeeld veel salesmedewerkers in dienst? Die zijn vaak onderweg en willen dus letterlijk overal aan de slag kunnen. Accountants werken liever in een rustige omgeving. En mensen met creatief werk halen de beste resultaten als ze regelmatig met collega’s kunnen sparren. Inventariseer voor iedere functie alle voorkeuren.

100% thuiswerk lijkt trouwens voor niemand de ideale oplossing. Want op kantoor bouw je sneller een band op met collega’s en dat is goed voor de teamgeest. En je krijgt een gevoel voor de bedrijfscultuur, de waarden en normen van je organisatie. Het is dus sowieso belangrijk dat mensen af en toe naar kantoor komen.  

Individuele gesprekken, brainstorms, teammeetings, … Elke vergaderstructuur heeft een eigen doel en karakter. Maar het kan ook te veel worden. Wil je je organisatie laten evolueren naar hybride werken? Structureer dan alle vergaderingen en begin met schrappen. Wees streng: een vergadercultuur pur sang is slecht voor de productiviteit en de focus van je medewerkers.

Als je de essentiële overlegmomenten in kaart hebt gebracht, denk dan na over hoe je die wilt organiseren. Veel vergaderingen zullen hybride plaatsvinden, met medewerkers op kantoor en mensen die vanaf een andere locatie deelnemen. Maar denk ook na over andere vormen. Zo kun je van een one-to-one eenvoudig een wandelmeeting maken. Nuttig en gezond!

De afgelopen maanden hebben veel van je medewerkers de voordelen van thuiswerk ontdekt. Ze hoefden alleen hun laptop op te starten en konden meteen aan de slag. Of ze nu een rapport wilden afwerken of een bespreking hadden met een klant.

Dat comfort willen je medewerkers niet meer kwijt – en terecht. Maar tegelijkertijd is 100% thuiswerk ook niet ideaal. Daarom kan je organisatie het beste investeren in tools waarmee je medewerkers overal comfortabel aan de slag kunnen:

• Veel mensen werken het liefst op hun trouwe laptop. Maar voor flexibel werk kan je beter een lichter device kiezen: een tablet of een smartphone. Daarmee kunnen ze onderweg nog snel e-mails checken. En op hun (thuis)werkplek sluiten ze hun device via Samsung DeX moeiteloos aan op een beeldscherm. Zo hoeven ze nooit meer tussen toestellen te switchen.
• Voor sommige taken heb je absolute concentratie nodig. Zorg ervoor dat je medewerkers zich volledig van de buitenwereld kunnen afsluiten. Met de Galaxy Buds Pro met noise cancellation, bijvoorbeeld.
• Je medewerkers moeten natuurlijk ook bereikbaar zijn voor overleg. Daarvoor hebben ze een goede internetverbinding nodig, maar ook een scherpe beeldkwaliteit. Zo zijn de gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal van andere deelnemers duidelijk zichtbaar – ook in grote teammeetings.

Wil jouw organisatie ook overschakelen naar hybride samenwerken? Onze experts reiken je de juiste tools aan.