การสร้างสมดุลระหว่างการรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลและความพึงพอใจของพนักงาน: วิธีเลือก BYOD, CYOD หรือ COPE

คำพูดที่ว่าเทคโนโลยีได้ปฏิวัติการดำเนินธุรกิจและมีผลต่อพนักงานมาโดยตลอดนั้นไม่ใช่เรื่องเกินจริงเลย โดยในยุคดิจิทัลอย่างทุกวันนี้ พนักงานจะต้องอาศัยเทคโนโลยีเป็นอย่างยิ่งเพื่ออัพเดตตัวเองให้เข้ากับเทรนด์สังคมอยู่เสมอ, มีความสามารถในการทำงาน และมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมล, การวางตารางนัดหมาย หรือการร่วมมือกับสมาชิกในทีม แทบจะบอกได้อย่างเต็มปากเลยว่าเทคโนโลยีได้เข้ามากลายเป็นสิ่งซึ่งขาดไม่ได้ในชีวิตการทำงานของเราไปแล้ว

การใช้กลยุทธ์ที่มีประโยชน์ต่อทั้งบริษัทและพนักงาน จะเพิ่มให้การบริหารธุรกิจและความพึงพอใจของพนักงานมีความคล่องตัวขึ้น โดยบริษัทสามารถเลือกได้ว่าจะใช้นโยบายด้านการใช้อุปกรณ์ของพนักงานแบบไหนดี ระหว่าง Bring Your Own Device (BYOD), Choose Your Own Device (CYOD) หรือ Company Owned Personally Enabled (COPE) เลือกแบบไหนให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรและพนักงานที่สุด

นโยบายแต่ละอันนั้นต่างมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันไป เฉกเช่นเดียวกับโซลูชันทางธุรกิจอื่น ๆ ซึ่งสิ่งสำคัญก็คือการเลือกนโยบายที่ถูกต้องซึ่งสามารถตอบคำถามง่ายๆ คำถามหนึ่งที่ว่า “ทำไมคุณถึงอยากใช้นโยบายที่ว่าตั้งแต่แรก” ได้ เมื่อทราบถึงจุดประสงค์ในการใช้หนึ่งในนโยบายเหล่านี้แล้ว บริษัทจะมีแนวคิดเป้าหมายสุดท้ายที่ชัดเจนขึ้น รวมถึงเข้าใจได้ว่านโยบายดังกล่าวจะสามารถช่วยให้บริษัททำเป้าหมายให้สำเร็จได้อย่างไร

ตัวอย่างเช่น องค์กรขนาดเล็กและกลาง (SME) ที่ให้ความสำคัญในเรื่องความยืดหยุ่นและความพึงพอใจของพนักงานอาจได้ประโยชน์ที่สุดจากนโยบายของ CYOD นโยบายนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถเลือกอุปกรณ์ที่ต้องการใช้ในการทำงานจากรายชื่ออุปกรณ์ที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าไว้แล้ว แม้ว่านโยบายนี้จะไม่สามารถสร้างความพึงพอใจของพนักงานหรือความสามารถด้านการทำงานให้อยู่ในระดับสูงสุดได้ แต่นโยบายดังกล่าวก็สามารถให้ความยืดหยุ่นที่มากกว่าเดิมด้วยต้นทุนและความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่ลดลง

สำหรับบริษัทใหญ่ ๆ ที่มีพนักงานแบบไฮบริดกับพนักงานนอกออฟฟิศจำนวนมากและมองหาวิธีลดต้นทุนลงกว่าเดิมนั้น นโยบาย BYOD คือนโยบายที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทเหล่านั้น ด้วยนโยบาย BYOD พนักงานจะสามารถใช้อุปกรณ์ของตนเองทำงานได้ ซึ่งช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นกว่าเดิมมาก อันจะก่อให้เกิดความสามารถด้านการทำงานและความพึงพอใจของพนักงานในระดับสูงสุด อย่างไรก็ตาม นโยบายนี้จะรองรับกับแอปของธุรกิจต่าง ๆ ได้น้อยลงและก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยมากขึ้นด้วย เนื่องจากพนักงานมีสิทธิครอบครองข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในอุปกรณ์ของตนเอง

นอกจากนี้ บริษัทยังสามารถเลือกใช้นโยบาย COPE ซึ่งเป็นความสมดุลระหว่างข้อดีและข้อเสียของทั้งนโยบาย BYOD กับ CYOD ด้วยนโยบาย COPE พนักงานจะได้ใช้อุปกรณ์ที่บริษัทเป็นเจ้าของที่สามารถใช้ได้กับทั้งการทำงานและชีวิตส่วนตัว แม้ว่านโยบายนี้จะเพิ่มค่าใช้จ่ายของบริษัท แต่ก็เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าเนื่องจากนโยบายดังกล่าวช่วยขจัดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยออกไป พร้อมช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นและการใช้งานร่วมกันได้ให้มากขึ้นด้วย ระดับความพึงพอใจของพนักงานและความสามารถด้านการทำงานจะเพิ่มขึ้นอย่างพุ่งพรวดเมื่อใช้นโยบาย COPE  เนื่องจากพนักงานจะสามารถควบคุมอุปกรณ์ของตนเองได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เกิดจากการเก็บข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลลับของบริษัทไว้ด้วยกัน เนื่องจากบริษัทจะเป็นเจ้าของข้อมูลทั้งหมด

ในขณะที่สถานที่ทำงานยุคใหม่ยังคงเดินหน้าพัฒนาต่อไป เป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต่างๆ จะต้องเปลี่ยนจากนโยบายหนึ่งไปเป็นนโยบายหนึ่งอย่างระมัดระวัง แม้ว่าแต่ละนโยบายจะมีประโยชน์มากมายต่อนายจ้างหรือพนักงานแตกต่างกันไปก็ตาม แต่นโยบาย COPE ก็ให้ความสมดุลที่ลงตัวสำหรับทั้งนายจ้างและพนักงาน ต่อไปนี้คือวิธีการที่ธุรกิจจะสามารถเปลี่ยนไปใช้นโยบาย COPE เพื่อการทำงานที่ราบรื่นขึ้น ไม่มีอุปสรรคใด ๆ

หากต้องการสร้างกลยุทธ์แบบ COPE อย่างแรกที่บริษัทต้องทำก็คือระบุหาอุปกรณ์แบบเฉพาะเจาะจงที่จะมอบให้แก่พนักงาน ตัวอย่างเช่น บริษัทจะให้สมาร์ทโฟน, แล็ปท็อป, แท็บเล็ต หรือทั้งสามอย่างเลยรึเปล่า ในบางกรณี พนักงานอาจจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ที่ทนทานอย่าง  Galaxy XCover6 Pro หรือ  Galaxy Tab Active4 Pro, สำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องการความทนทานของอุปกรณ์

วิธีที่ง่ายที่สุดในการมองหาอุปกรณ์ที่พนักงานต้องใช้ก็คือการดูจากตำแหน่งงานของพวกเขา สมาร์ทโฟนจะเป็นประโยชน์ต่อพนักงานที่ต้องไปไหนมาไหนตลอดเวลา เช่น พนักงานที่ทำงานด้านการตลาด, การเงิน, สายการบิน, การขนส่งและโลจิสติกส์ หรือการผลิต ในทางกลับกัน แท็บเล็ตจะเหมาะอย่างยิ่งสำหรับอุปกรณ์แบบพกพาได้ที่มีหน้าจอใหญ่กว่าและทรงพลังราวกับแล็ปท็อป ดังนั้น พนักงานที่ต้องพบเจอลูกค้าเป็นประจำอย่างตัวแทนประกันภัย, พนักงานธนาคาร, ทีมงานฝ่ายขาย, ตัวแทนฝ่ายประชาสัมพันธ์, ฯลฯ จะพบว่าแท็บเล็ตนั้นช่วยเสริมความสามารถด้านการทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเทียบกับสมาร์ทโฟนหรือแล็ปท็อป สำหรับพนักงานด้านวิศวกรรม, การออกแบบ, การเขียนโค้ด, การเขียนโปรแกรม, การแพทย์ หรือสายอาชีพอื่น ๆ ที่ต้องใช้หน่วยประมวลผลอันทรงพลังแล้ว แล็ปท็อปคือตัวเลือกที่ดีที่สุดในการทำงานและตอบโจทย์ความต้องการในการทำงานของพวกเขา เมื่อระบุอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ได้แล้ว บริษัทจะต้องกำหนดนโยบายและกระบวนการต่าง ๆ สำหรับวิธีการใช้อุปกรณ์, กำหนดว่าจะติดตั้งแอปพลิเคชันใดได้บ้าง และบริษัทจะใช้วิธีการปกป้องข้อมูลแบบไหน

ยุคดิจิทัลได้นำมาซึ่งความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีมากมายที่พลิกโฉมวิธีการทำงานของเราไป ฟีเจอร์ใหม่ ๆ ที่เปี่ยมไปด้วยนวัตกรรมเหล่านี้อย่าง  Samsung DeX, สมาร์ทโฟนอย่างซีรีส์ Galaxy S23 Series, Galaxy Z Fold5 หรือแม้แต่ Galaxy Tab Active4 Pro จะสามารถแปลงโฉมเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่มีหน้าจอใหญ่กว่าเดิมได้ ซึ่งทำให้พนักงานนอกออฟฟิศและพนักงานแบบไฮบริดสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยอุปกรณ์ทำงานที่สามารถพกใส่ไว้ในกระเป๋า

ยิ่งไปกว่านั้น สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดและการทำงานแบบนอกออฟฟิศนั้น เป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทเหล่านั้นจะต้องมอบอุปกรณ์และทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลและแอปพลิเคชันของบริษัทได้อย่างปลอดภัยจากอุปกรณ์ส่วนตัวของตนเอง ซึ่งสิ่งนี้อาจเป็นซอฟต์แวร์การบริหารจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ (MDM) หรือการใช้เครือข่ายส่วนตัวเสมือนก็ได้ นอกจากนี้ บริษัทต้องตรวจดูและปรับปรุงนโยบาย COPE ของตนเองเป็นประจำเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายเหล่านั้นจะยังมีประสิทธิภาพ รวมถึงได้วางแผนในการเปลี่ยนหรืออัปเกรดอุปกรณ์ได้ด้วยตามจำเป็น โดยรวมแล้ว ด้วยการกำหนดกลยุทธ์ COPE ไว้เป็นอย่างดี บริษัทต่าง ๆ จะสามารถสร้างวัฒนธรรมด้านความยืดหยุ่นและนวัตกรรมในการปกป้องสินทรัพย์ของตนเองและก่อให้เกิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรมได้

การเปลี่ยนจากนโยบายอื่น ๆ อย่าง BYOD ไปเป็น COPE นั้นอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงสำคัญสำหรับเหล่าพนักงานได้ สำคัญที่จะต้องเน้นย้ำประโยชน์ของกลยุทธ์ใหม่นี้ อย่างความปลอดภัยและความสามารถด้านการทำงานที่เพิ่มขึ้น รวมถึงความสามารถในการใช้อุปกรณ์ส่วนตัวต่อได้สำหรับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานเมื่อทำการแจ้งการเปลี่ยนแปลงนี้ให้พนักงานได้ทราบ

บริษัทยังต้องดูเรื่องการฝึกอบรมและการช่วยเหลือพนักงานเพื่อลดคำถามต่าง ๆ ที่พวกเขาอาจมี ตัวอย่างเช่น พนักงานบางคนอาจคิดว่านโยบาย COPE ช่วยให้บริษัทสามารถติดตามดูข้อมูลส่วนบุคคลด้วยโซลูชัน MDM ได้ ซึ่งนั่นไม่ใช่เรื่องจริงเลย เพราะโซลูชัน MDM ในอุปกรณ์ COPE นั้นจำกัดการควบคุมเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งป้องกันไม่ให้บริษัทสามารถดูบัญชีส่วนตัวและดูแอปพลิชันต่าง ๆ ที่ดาวน์โหลดแบบเป็นการส่วนตัวในสมาร์ทโฟนได้ ตัวอย่างหนึ่งของโซลูชันนี้ก็คือ Samsung Knox ซึ่งช่วยเสริมการรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์และทำหน้าที่เป็นเหมือนเครื่องมือการบริหารจัดการปลายทางแบบหนึ่งเดียวสำหรับผู้ดูแลระบบไอที

นอกจากการฝึกอบรมแล้ว บริษัทยังควรสาธิตตัวอย่างของการใช้งานจริงของบริษัทอื่น ๆ ที่ประสบความสำเร็จในการใช้นโยบาย COPE รวมถึงแสดงให้เห็นว่าพนักงานแต่ละคนจะได้รับประโยชน์มากแค่ไหน ตัวอย่างเช่น นโยบายของอุปกรณ์ COPE ช่วยให้พนักงานได้รับความสะดวกสบายมากขึ้น เมื่อพวกเขาสามารถใช้อุปกรณ์เพียงเครื่องเดียวสำหรับทั้งการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้ ซึ่งทำให้ไม่ต้องพกอุปกรณ์อีกเครื่องแยกต่างหาก ความสะดวกสบายที่มากขึ้นนี้ยังมาพร้อมกับความสามารถด้านการทำงานที่เพิ่มขึ้นด้วย เนื่องจากอุปกรณ์ COPE มักประกอบไปด้วยซอฟต์แวร์และเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดในการทำงานให้สำเร็จ ซึ่งช่วยทำให้การจัดการอุปกรณ์จากระยะไกลนั้นกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น หากทราบถึงประโยชน์ที่จะได้รับอย่างชัดเจน ทั้งพนักงานและนายจ้างจะสามารถเปลี่ยนจาก BYOD หรือ CYOD ไปเป็น COPE ได้อย่างราบรื่น 

การวางแผนการจัดหาและจัดการอุปกรณ์ที่ชัดเจนคือสิ่งจำเป็นที่จะทำให้การปรับใช้โปรแกรมนั้นเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ หากต้องการวางแผนดังกล่าว บริษัทจำเป็นต้องกำหนดรายชื่ออุปกรณ์ที่ตอบโจทย์ความต้องการของบริษัท, เจรจาต่อรองกับผู้จัดจำหน่ายสำหรับการซื้อเป็นจำนวนมาก และใช้ระบบการจัดหาแบบรวมศูนย์กลางเพื่อทำให้กระบวนการซื้อราบรื่นขึ้น เมื่อจัดหาอุปกรณ์ได้แล้ว บริษัทจำเป็นต้องกำหนดค่า, ใช้งาน และบริหารจัดการอุปกรณ์เหล่านี้อย่างต่อเนื่องเพื่อให้มั่นใจว่าอุปกรณ์นั้นยังมีความปลอดภัยเพื่อการใช้งานและได้รับการอัปเดตอยู่เสมอ ด้วยการสร้างกลยุทธ์การจัดหาและการจัดการที่ครอบคลุม องค์กรจะไม่ได้แค่พัฒนาความสามารถด้านการทำงานเท่านั้น แต่ยังรับประกันถึงการปกป้องข้อมูล พร้อมช่วยเสริมพลังให้กับพนักงานให้สามารถทำงานได้ในทุกอุปกรณ์ ทุกที่และทุกเวลา

อย่างไรก็ตาม การใช้เทคโนโลยีล่าสุดอยู่เสมอนั้นอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับธุรกิจได้ โดยอุปกรณ์ COPE นั้นก็มีอายุการใช้งานเพียงไม่กี่ปี (เฉกเช่นเดียวกับอุปกรณ์ไอทีส่วนใหญ่) ดังนั้น บริษัทต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องมีกระบวนการสำหรับการปลดระวางอุปกรณ์จากการใช้งานและการหาอุปกรณ์อื่นมาแทนที่เมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งานหรือเมื่ออุปกรณ์เสียหาย เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น บริษัทจำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบตลอดกระบวนการดังกล่าว ทั้งนี้ อาจเป็นการดีกว่าที่จะค่อยๆ เปลี่ยนอุปกรณ์แทนที่จะเปลี่ยนอุปกรณ์ทุกเครื่องพร้อมกัน เพื่อก่อให้เกิดการหยุดชะงักน้อยที่สุดและยังคงรักษาความสามารถด้านการทำงานไว้ได้ สุดท้าย บริษัทต้องมองหาวิธีการทิ้งอุปกรณ์เก่าในรูปแบบที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เพื่อให้แน่ใจว่าอุปกรณ์เหล่านั้นจะไม่ก่อให้เกิดมลพิษใดๆ ด้วยการกำหนดกระบวนการจัดหาและจัดการอุปกรณ์ที่ชัดเจน บริษัทจะสามารถมั่นใจได้ว่ากลยุทธ์ COPE ของตนเองนั้นเป็นกลยุทธ์ที่ประหยัดต้นทุน, ประสบความสำเร็จ และปลอดภัย

การลงทะเบียนอุปกรณ์ในแผน MDM อย่าง Samsung Knox Manage นั้นเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ ที่ต้องการหันไปใช้นโยบาย COPE หากต้องการทำเช่นนั้นแล้ว บริษัทจำเป็นต้องเลือกโซลูชัน MDM ที่ตอบโจทย์ความต้องการของตนเอง แล้วก็ค่อยลงทะเบียนอุปกรณ์ไว้ในแผนการดำเนินการ เช่นนี้จะช่วยให้บริษัทสามารถบังคับใช้นโยบายต่าง ๆ ได้ อย่างเช่นข้อกำหนดในการตั้งรหัสผ่าน, การล้างข้อมูลจากระยะไกล และข้อจำกัดในการติดตั้งแอปพลิเคชัน ด้วยการใช้ขั้นตอนเชิงรุกนี้ บริษัทจะสามารถมั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลอ่อนไหวของตนเอง พร้อมยังมอบความยืดหยุ่นที่จะให้พนักงานนั้นสามารถใช้อุปกรณ์ของตนเองได้

ในตลาดนั้นมีโซลูชัน MDM มากมายที่บริษัทสามารถนำไปใช้ได้เพื่อให้เกิดความปลอดภัย, ความสามารถด้านการทำงาน และความพึงพอใจของพนักงานให้อยู่ในระดับสูงสุด Samsung Knox Manage คือหนึ่งในโซลูชันดังกล่าวซึ่งเป็นโซลูชัน MDM แบบเครื่องมือการบริหารจัดการข้ามแพลตฟอร์มที่ทรงพลังและไร้รอยต่อ ที่มียูสเซอร์อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย เรียบง่าย และตรงไปตรงมา ด้วย Knox Manage บริษัทต่าง ๆ จะสามารถใช้ศูนย์สั่งการระบบคลาวด์ที่ประกอบไปด้วยโซลูชันทางธุรกิจเพิ่มเติมมากมายได้ ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถติดตาม, ควบคุม และปรับแต่งอุปกรณ์ได้จากระยะไกล

Knox Manage เป็นหนึ่งในโซลูชันมากมายของ Samsung Galaxy Enterprise Edition, ซึ่งช่วยให้ธุรกิจต่าง ๆ สามารถใช้งานอุปกรณ์ที่สร้างขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์ความต้องการของสถานที่ทำงานได้ พร้อมนำเสนอฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยและความสามารถในการบริหารจัดการเพิ่มเติม ซึ่งอุปกรณ์เหล่านี้มาพร้อมกับความปลอดภัยที่เพิ่มมากขึ้นกว่าเดิมและเครื่องมือการบริหารจัดการที่ช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมอุปกรณ์ที่พนักงานใช้ได้ยอดเยี่ยมกว่าเดิม ด้วยการนำเสนอการบำรุงรักษาด้านความปลอดภัยที่ยาวนานถึงห้าปี ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาและการเปลี่ยนอุปกรณ์ได้

นโยบาย COPE เป็นนโยบายหนึ่งที่มอบประโยชน์สูงสุดให้กับทั้งธุรกิจและพนักงาน เนื่องจากนโยบายดังกล่าวช่วยให้ธุรกิจต่าง ๆ สามารถควบคุมอุปกรณ์พร้อมช่วยให้พนักงานไม่ต้องเหนื่อยไปกับการพกอุปกรณ์ไปไหนมาไหนมากกว่าหนึ่งเครื่อง ขณะที่เราก้าวไปข้างหน้าต่อไป บริษัทต่าง ๆ ก็ยังจำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ COPE เนื่องจากช่วยให้พนักงานสามารถควบคุมชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานของตนเองได้ ขณะที่ผลักดันให้องค์กรก้าวไปสู่ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่กว่าเดิม

เปลี่ยนมาใช้กันเลย!